Arztpraxis gründen: Was müssen Sie steuerlich beachten?

1. Muss ich die neue Arztpraxis beim Finanzamt anmelden?

Wenn Sie eine selbstständige ärztliche Tätigkeit aufnehmen, müssen Sie die Betriebseröffnung grundsätzlich innerhalb eines Monats elektronisch mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mitteilen. Für eine Einzelpraxis erfolgt das in der Regel über ELSTER. Bei einer Gesellschaft oder gemeinsamen Praxis kann ein anderer Fragebogen erforderlich sein.

Halten Sie dafür unter anderem den geplanten Beginn der Tätigkeit, die Praxisform und eine realistische Schätzung des voraussichtlichen Gewinns bereit. Die Angaben dienen der steuerlichen Erfassung und können auch für die Festsetzung von Vorauszahlungen relevant sein. Ändern sich Ihre Planungen wesentlich, sollte geprüft werden, ob Angaben oder Vorauszahlungen angepasst werden müssen.

2. Ist eine selbstständige Arztpraxis freiberuflich?

Die selbstständige Berufstätigkeit von Ärztinnen und Ärzten zählt grundsätzlich zu den freiberuflichen Tätigkeiten nach § 18 EStG. Freiberufliche Einkünfte unterliegen grundsätzlich nicht der Gewerbesteuer. Für die steuerliche Einordnung kommt es jedoch auf die tatsächlich ausgeübte Tätigkeit und die konkrete Struktur an. Das ist besonders wichtig, wenn Sie zusätzliche Leistungen anbieten, mit anderen Ärzten zusammenarbeiten oder eine bestimmte Rechtsform erwägen.

Ob Einzelpraxis, Berufsausübungsgemeinschaft oder eine andere Struktur sinnvoll ist, hängt nicht allein von der Steuer ab. Auch Zusammenarbeit, Haftung, Finanzierung und Ihre persönlichen Ziele gehören in die Abwägung. Eine frühzeitige steuerliche Betrachtung kann sichtbar machen, welche Folgen die jeweilige Gestaltung für Gewinnermittlung, mögliche Gewerbesteuerfragen und spätere Veränderungen der Praxis haben kann.

Was gilt, wenn ich Mitarbeitende beschäftige?

Viele Praxisgründungen beginnen mit einem kleinen Team und entwickeln sich später weiter. Ärztinnen und Ärzte können fachlich vorgebildete Mitarbeitende einsetzen; § 18 EStG stellt dafür darauf ab, dass sie aufgrund eigener Fachkenntnisse weiterhin leitend und eigenverantwortlich tätig sind. Entscheidend ist deshalb nicht allein, wie viele Mitarbeitende beschäftigt werden, sondern wie die ärztliche Tätigkeit tatsächlich organisiert, fachlich gesteuert und kontrolliert wird.

Schon bei der Gründung lohnt es sich, Aufgaben, Zuständigkeiten und ärztliche Entscheidungswege realistisch zu planen. Wer welche Leistungen erbringt, wie Rückfragen und Zweifelsfälle behandelt werden und wie die Praxisinhaberin oder der Praxisinhaber die fachliche Arbeit begleitet, kann für die steuerliche Einordnung relevant sein. Bei einer Berufsausübungsgemeinschaft oder einer anderen gemeinsamen Struktur ist die konkrete Ausgestaltung gesondert zu betrachten.

3. Kann ich Kosten vor der Praxiseröffnung steuerlich absetzen?

Vor der Praxiseröffnung fallen häufig bereits Kosten an – zum Beispiel für Beratung, Planung, Räume, IT oder medizinische Ausstattung. Solche vorweggenommenen Betriebsausgaben können steuerlich berücksichtigt werden, wenn sie klar mit der geplanten Praxis zusammenhängen und die Gründungsabsicht nachvollziehbar ist. Das bedeutet aber nicht, dass jede Ausgabe sofort und vollständig abziehbar ist. Deshalb sollten Sie Belege von Anfang an geordnet aufbewahren und größere Anschaffungen nicht erst im Nachhinein betrachten.

Notieren Sie bei jeder Ausgabe, wofür sie angefallen ist. Bei Gegenständen, die länger in der Praxis genutzt werden – etwa medizinischen Geräten oder Praxiseinrichtung – gelten häufig andere Regeln als bei laufenden Ausgaben: Die Anschaffungskosten werden grundsätzlich über die Nutzungsdauer verteilt. Die genaue Behandlung hängt vom Gegenstand und den Umständen ab.

4. Was sollte ich bei Geräten und größeren Investitionen beachten?

Behandlungseinheiten, Ultraschall- oder Röntgengeräte, IT und Praxiseinrichtung können hohe Summen binden. Vergleichen Sie deshalb nicht nur den Kaufpreis. Berücksichtigen Sie auch Finanzierung oder Leasing, laufende Kosten, den Zeitpunkt der Anschaffung und die erwartete Nutzung.

Steuerlich ist außerdem zu unterscheiden, ob eine Ausgabe sofort als laufender Aufwand berücksichtigt werden kann oder ob ein Wirtschaftsgut über mehrere Jahre abgeschrieben wird. Eine Anschaffung kann steuerlich relevant sein und trotzdem kurzfristig viel Liquidität kosten. Prüfen Sie größere Investitionen möglichst, bevor Sie verbindliche Verträge unterschreiben.

5. Welche Steuern fallen im laufenden Praxisbetrieb an?

Bei einer freiberuflichen Einzelpraxis steht regelmäßig die Einkommensteuer auf den erzielten Gewinn im Mittelpunkt. Der Gewinn ist vereinfacht gesagt das, was nach Abzug der betrieblichen Ausgaben übrig bleibt – nicht der gesamte Umsatz. Die genaue Gewinnermittlung hängt von der Praxisform und den gesetzlichen Voraussetzungen ab.

Planen Sie mögliche Einkommensteuer-Vorauszahlungen in Ihrer Liquidität ein. Ein separates Zurücklegen eines Teils der Einnahmen kann helfen, spätere Steuerzahlungen nicht mit frei verfügbarem Praxisgeld zu verwechseln. Wenn sich der erwartete Gewinn deutlich verändert, kann es sinnvoll sein, die Vorauszahlungen prüfen zu lassen.

6. Sind ärztliche Leistungen umsatzsteuerfrei?

Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin sind unter den Voraussetzungen des § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei. Das gilt aber nicht automatisch für jede Einnahme einer Arztpraxis. Bei zusätzlichen Leistungen kommt es unter anderem darauf an, welchem Zweck sie dienen und wie sie konkret erbracht werden.

Die Unterscheidung kann auch Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug haben: Für Eingangsleistungen, die steuerfreien Behandlungen dienen, ist ein Vorsteuerabzug grundsätzlich ausgeschlossen; bei gemischter Nutzung ist die Zuordnung gesondert zu prüfen (§ 15 UStG). Klären Sie die umsatzsteuerliche Behandlung daher, bevor Sie neue Leistungen abrechnen oder größere Anschaffungen tätigen.

7. Was ist bei der Übernahme einer bestehenden Arztpraxis anders?

Bei einer Neugründung bauen Sie die Praxis von Grund auf auf. Bei einer Übernahme kommen zusätzliche Fragen hinzu: Welche Wirtschaftsgüter gehen über, wie ist der Kaufpreis auf Praxiswert und einzelne Bestandteile aufzuteilen und welche steuerlichen Folgen ergeben sich daraus für Sie als Erwerber? Der Praxiswert und die übernommenen Geräte oder Einrichtungsgegenstände sind steuerlich nicht einfach gleichzusetzen. Die Behandlung hängt von der konkreten Transaktion, dem Vertrag und der Zuordnung der erworbenen Wirtschaftsgüter ab.

Lassen Sie den Kaufvertrag und die Kaufpreisaufteilung daher möglichst vor der Unterzeichnung steuerlich prüfen. So können Sie die wirtschaftlichen Folgen besser einschätzen und gezielt klären, welche Unterlagen oder Bewertungen für Ihre Entscheidung noch benötigt werden.

Welche Unterlagen helfen bei der steuerlichen Planung?

Für eine erste steuerliche Einordnung sind meist diese Informationen hilfreich:

• geplanter Starttermin und vorgesehene Praxisform;
• grobe Schätzung der Einnahmen und laufenden Ausgaben;
• Angebote für Geräte, Einrichtung und Finanzierung;
• Entwürfe von Miet-, Kauf- oder Kooperationsverträgen;
• Belege zu bereits angefallenen Gründungskosten.

Je vollständiger die Angaben sind, desto gezielter lassen sich offene Fragen vor dem Start klären.

Wann sollte ich einen Steuerberater für die Arztpraxis-Gründung einbeziehen?

Am besten bevor Sie langfristige Mietverträge unterschreiben, eine Praxis kaufen oder größere Geräte bestellen. Dann können unter anderem die steuerliche Einordnung, bereits angefallene Kosten, die Finanzierung und der Umgang mit Investitionen geprüft werden, bevor Sie sich vertraglich festlegen. Nach dem Start geht es außerdem darum, Einnahmen und Ausgaben richtig zu erfassen und die steuerliche Planung an die tatsächliche Entwicklung anzupassen.